Alle har rett til innsyn i organets saksdokumenter, det vil si i organets logisk avgrensede informasjonsmengder lagret på medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet.
Definisjonsparagrafen i loven, § 4 bestemmer når innsynsretten begynner å gjelde:
Inngående saksdokumenter
Innsynsretten begynner å gjelde når saksdokumentet er kommet inn til organet, altså før man har startet eller gjort seg ferdig med saksbehandlingen. Et saksdokument er kommet inn til organet når det er mottatt, for eksempel i et postmottak eller i en e-postboks.
Utgående saksdokumenter
Innsynsretten begynner når dokumentet er sendt ut av organet.
Organinterne dokumenter
Innsynsretten begynner å gjelde når dokumentet er ferdigstilt, det vil si når det ikke forventes at det skal gjøres flere endringer i det.